Mit dem sales.engine-Modul „intelligente Dokumenten-Benennung“ hat das Entwicklungs-Team der 3H Solutions AG, München, eine wichtige Erweiterung für das selbstentwickelte CRM-System trit.IO geschaffen.
In vielen Fällen stellen Versicherer und andere Produktanbieter Dokumente über elektronische Übermittlungswege nur mit serverseitig erzeugter Benennung zur Verfügung. Vor allem automatisch erstellte Dokumente tragen damit oft sehr willkürliche Bezeichnungen. Für die weitere Anwendung, Verarbeitung oder gar Archivierung sind viele Dokumentennamen damit nicht nutzbar.
sales.engine unterstützt Anwender ab sofort bei der Dokumenten-Verarbeitung, indem anhand mitgelieferter Metadaten und Dokumenteninformationen die Benennung eingehender Dokumente automatisiert vorgenommen wird. Nutzer können zusätzlich eigene Regeln definieren und die Bezeichnung damit individuell anpassen. Neben der automatisierten, intelligenten Benennung des Dokuments und der Speicherung im Dokumenten-Management-System wird gleichzeitig auch die Zuordnung zu bestehenden Kontakten, Verträgen oder anderen im CRM-System bereits gespeicherten Objekten durchgeführt. Fehlen diese, werden sie automatisiert angelegt. Der Datenbestand wird damit automatisch gepflegt.
„Wir haben einen wichtigen Meilenstein für die Einbindung von Dokumenten in den Vertriebs-, Service- und Datenmanagement-Prozess erreicht“, sagt Tobias Haff, Projekt Lead sales.engine. „Das reduziert nicht nur den Arbeitsaufwand, sondern sorgt für mehr Standardisierung und ermöglicht uns neue Datenquellen zu erschließen, die damit zu einer Verbesserung der Datenqualität beitragen. Gleichzeitig steigt der Umfang an Daten, die für vertriebliche Zwecke analysiert werden können.“
Das neue Modul wird im Rahmen der bestehenden Entwicklungs-Kooperation mit der Datenserver eG, Hamburg bereits für die Verarbeitung von Dokumenten eingesetzt, die bei Versicherern über Bipro-Schnittstellen oder aus dem Extranet abgerufen werden.