Die Zahl an Dokumenten nimmt immer weiter zu. Egal ob althergebracht im Briefkasten oder ganz modern in digitaler Form – es wird immer mehr dokumentiert, bestätigt und informiert. Im Sinne der Kundentransparenz steigt das Mitteilungsaufkommen. Dazu kommen neue Formen von Dokumenten: E-Mails, SMS, Fotos, Chatverläufe. Schnell ist die Grenze zwischen überschaubarer Kundeninformation, relevanter Geschäftskorrespondenz und unüberblickbarem Briefwust überschritten. Während der Kunde alles in eine Schublade packt oder im Zweifel einfach wegwirft, bleibt dem Makler gar nichts anderes übrig, als sich damit zu beschäftigen.
Vermittlerpost wird zum eigenen Aufgabengebiet
Das was man gemeinhin als „Vermittlerpost“ bezeichnet, ist dem Ordner im Regal längst entwachsen. Und entwickelt sich zu einem eigenen Aufgabengebiet. Austüten, lesen, abheften, wegwerfen…die Verarbeitung eines Dokumens ist aufwändig. Wer digital sein will, darf sich auch noch um Scannen und Abspeichern kümmern – oder um die digitale, automatisierte Abholung. Alles einzeln, der Reihe nach und mit der notwendigen Sorgfalt. Nüchtern betrachtet: Jedes Dokument ist ein To-Do. Und doch liegt mit jedem Posteingang ein Schatz auf dem (virtuellen) Schreibtisch.
Der vertriebliche Blick auf die Vermittlerpost
Wie wäre es, hier einen produktiven, vertrieblichen Blick darauf zu richten – anstatt die Dokumente nur unter dem Aspekt schnöder Ablage und stupider Routinearbeit zu betrachten? Auch wenn Bipro beim üblichen Hin- und Herschubsen von Daten oft kritisch zu beurteilen ist: Gerade im Bereich der Geschäftsvorfälle und der daraus entstehenden Dokumente bietet sich durch diesen Standard viel Potenzial. Erst einmal kann der Schreibtisch von Papier befreit werden, wenn Dokumente elektronisch übermittelt werden. Damit wird zumindest schon einmal die Ablage einfacher oder kann automatisiert werden.
Es schlummert viel Vertriebs-Potenzial in den Geschäftsvorfällen
Und wir kommen dem Potenzial näher, das im Posteingang schlummert. Denn die allermeisten Schriftstücke entstehen ja nicht einfach so. Sie sind das Ergebnis eines Geschäftsvorfalls. Damit tragen sie nicht nur die Information in sich, dass etwas passiert ist. Meistens beinhalten sie auch Daten, die weiter genutzt werden können. Im besten Fall lässt sich daraus ein Vertriebsansatz gewinnen. Auch hier hilft die Technik. Denn digitale Daten lassen sich – im Gegensatz zum Papier im Briefkuvert – einfach durchsuchen und analysieren. Vom Antrag bis zur Kündigung – es ergeben sich daraus die unterschiedlichsten Möglichkeiten, um die Kundenbeziehung zu sichern, zurückzugewinnen oder auszubauen. Und es sind digitale Lösungen, die dabei helfen, dies bequem und zielgerichtet zu nutzen.
Wenn Post schon Arbeit macht, dann sollte man zumindest das Positive rausziehen. Denn wenn am Ende der eine oder andere Vertriebsansatz rausspringt, dann ist das ja schon mal was.